Vaxa har god erfaring med selskapsadministrasjon / forretningsførsel av eiendomsselskaper, og vi besørger at selskapet overholder dets rapporteringsplikter mot det offentlige og øvrige formalia.

• Representant for Forvalter skal opptre som Selskapets daglige leder og forestå alle de oppgaver som etter lov eller forskrift tillegges denne funksjonen
• Rapportering til styret om selskapets utvikling
• Forberedelse saker til styrebehandling
• Oppdatering av informasjon til Foretaksregisteret og SSB
• Sekretariattejenester for selskapets styre, herunder
• Utarbeide utkast til styrets årsberetning
• Utarbeide utkast til styreprotokoller
• Utarbeide utkast til generalforsamlingsprotokoller
• Ájourføre Selskapets vedtekter når besluttet av Selskapet
• Besvarelse av henvendelser fra offentlig myndighet vedrørende selskapet
• Deltakelse i styremøter og generalforsamlinger

‍

Vaxa kan påta seg full økonomisk forvaltning av eiendomsselskapet og felleskostnader, herunder rapportering til styret, offentlig myndighet mm.

• Fakturere felleskostnader
• Forestå betaling av drifts- og vedlikeholdskostnader
• Utarbeide budsjetter for Selskapet og Eiendommen, årsbudsjett og periodisk budsjett vedrørende FDVU
• Utarbeide årlige likviditetsbudsjetter vedrørende FDVU
• Innhente, fordele og avregne felleskostnader
• Forestå leieregulering
• Innhente tilbud fra ekstern revisor som kan utføre revisjon av Selskapets regnskaper i tråd med offentligrettslige krav
• Løpende oppfølging av budsjetter og eventuelt justere á-konto felleskostnader gjennom året
• Rapportere nøkkeltall
• Oversende skatteberegninger vedrørende FDVU
• Fremskaffe grunnlag for beregning av permanente og midlertidige forskjeller
• Utarbeide rapporter for Selskapets økonomiske stilling i samsvar med avtalte rapporteringskrav / rapporteringspakke
• Utarbeide Forvalters årsrapport til Styret
• Løpende likviditetsoppfølging vedrørende FDVU
• Gi offentlig myndighet innsyn ved behov

‍

Felleskostnader faktureres leietakere direkte fra Vaxa Drift AS, slik at eiendomsselskapet ikke har behov for å administrere regnskap og avregning av felleskostnader for eiendommen. Vaxa Økonomi AS utfører regnskapsføring av felleskostnadsregnskap og prosjektregnskaper for FDVU tjenester fakturert av Vaxa Drift AS til leietakere for felles- og leietakerkostnader, og gårdeierselskap for eierkostnader relatert til vedlikehold og utvikling.

• Løpende ajourholdelse og avlegging kvartalsregnskap for internt bruk innen rimelig tid etter kvartalsavslutning, herunder: Nøkkeltallrapportering, skatteberegninger, inkludert fremskaffelse av grunnlaget for beregningen av permanente og midlertidige forskjeller.
• Løpende bokføre inngående fakturaer og innbetalinger/utbetalinger.
• Utarbeide og innsende merverdiavgiftsoppgaver
• Utarbeide prosjekt- og årsregnskap med noter med tilfredsstillende dokumentasjon i god tid innen Selskapets ordinære generalforsamling iht til lovfestede frister
• Dialog med Eiendomselskapets revisor ifbm. revisjon av Eiendomselskapets årsregnskap, kun spørsmål vedrørende FDVU

Vaxa Property AS og søsterselskap Vaxa Økonomi AS (autorisert regnskapsførerselskap) håndterer sammen oppgaver under økonomisk og administrativ forvaltning. I tillegg utfører Vaxa Økonomi oppgaver påkrevd utført av autorisert regnskapsfører. For kunden betyr dette et tettere samarbeid mellom forvalter og regnskapsfører og effektiv kompetansedeling. Dette fører til god økonomisk styring og kontroll fra innkjøp til bokføring av faktura til betaling. Vaxa benytter regnskapssystemet PowerOffice GO.

Vaxa Økonomi AS besørger følgende på vegne av Vaxa Drift AS:

• Kontroll med prosjektregnskaper for felleskostnadsforvaltning per enkelte oppdrag
• Kontroll av hovedbok ifm. MVA-oppgjør.
• MVA-oppgjør med løpende avstemming av offentlige avgifter.
• Årsoppgjør inkl. likningspapirer (regnskap, balanse og noter).
• Annen rapportering mot offentlig myndighet ved behov.

‍

Vaxa påtar seg å utføre alle nødvendige administrative oppgaver relatert til eiendomsdriften og kommunikasjon med leietakere og leverandører, samt dokumentasjon og administrasjon av FDV og HMS.

• Besørge oppfølging av sikkerhetsstillelse / depositum fra leietakere
• Bistå ved reforhandling av løpende leieforhold og utleie av ledige lokaler
• Bistå ved overtakelsesbefaringer ved inn- og utflytning av lokaler
• Kreve inn felleskostnader, herunder besørge nødvendige purringer og inkasso
• Bistå ved utøvelse av leieopsjoner
• Besørge at kontraktsfestede frister overholdes
• Løpende oppdatere leietakeroversikt
• Bistå med løpende spørsmål fra leietakere tilknyttet drift og vedlikehold samt spørsmål i forbindelse med leiekontrakten og tilhørende bestemmelser, herunder følge opp at leietaker utfører sin vedlikeholdsplikt
• Håndtere ordinære driftsrelaterte saker overfor plan og bygningsmyndigheter
• Innhente og inngå tilfredsstillende forsikringsavtaler i tråd med Selskapets vedtak
• Innhente leietakererklæringer for merverdiavgift
• Bistå med avvikling av leieforhold
• I nødvendig utstrekning bistå med fremskaffelse av dokumentasjon og informasjon til Selskapet ved salg av Eiendommen eller Selskapet, herunder i tilknytning til due diligence prosesser
• Utarbeide års-, halvårs- og kvartalsrapporter for selskapets økonomiske stilling, herunder regnskap og balanse, finans, budsjetter og likviditet.
• Opprette og drifte egen leietakerportal/servicedesk og FDV-system for eiendommen som gir effektiv og god kommunikasjon med leietakerne vedrørende tekniske- og driftsrelaterte spørsmål, samt digitalt gjøre tilgjengelig informasjon om eiendommen, kontaktinformasjon, husordensregler, internkontroller, leietakers plikter og ansvar, informasjon om brannvern, FDV og øvrig HMS.

‍

Vaxa påtar seg å planlegge, etablere og følge opp den tekniske driften av eiendommen. Våre medarbeidere har og samarbeidspartnere har lang erfaring med forvaltning av arbeid knyttet til brannvern og øvrig HMS. Vi besørger etablering, gjennomføring og rapportering på samtlige områder.

• Besørge tilsyn av bygg og tekniske anlegg, herunder besørge at Eiendommen er iht forskriftskrav, inkludert krav til egenkontroll, gjennomgang av rapporter, dokumentering av aktiviteter, avvikshåndtering, mv.
• Kontrollere at egen- og internkontroller utføres i iht. forskriftskrav
• Utarbeide/innhente FDV dokumentasjon
• Oppbevare FDV dokumentasjon
• Besørge at offentligrettslige pålegg til enhver tid er fulgt, herunder krav til HMS
• Besørge at det foreligger nødvendige service- og driftsavtaler for iht. eiendommens behov
• Besørge normalt vedlikehold i tråd med lovgivning og leiekontrakter
• Innhente pristilbud på normale vedlikeholdsarbeider inkludert felleskostnadselementer som grunnlag for budsjettering og utførelse av vedlikeholdsarbeidene
• Foreta utrykning ved plutselige og uforutsette hendelser / driftsuhell som krever umiddelbar håndtering
• Utarbeide årlig drifts- og vedlikeholdsplan, samt vedlikeholdsplan for neste 2-5 år
• Utarbeide årlig forenklet teknisk tilstandsrapport for bygg og tekniske anlegg
• Løpende tilsyn av bygg og tekniske anlegg
• Besørge at reparasjoner for bygg og tekniske anlegg utføres fortløpende / avvikshåndtering
• Energioppfølging med fokus på energioptimalisering og -effektivisering, samt bistand i gjennomføring av energibesparende tiltak.
• Løpende orientere oppdragsgiver om vesentlige driftsforhold. Rapportere på:
• Avtaler på drift, service og vedlikehold – arbeidsområder, budsjett vs. kost., varighet.
• Internkontroller – utført og planlagt, per kategori.
• Tekniske anlegg – tilstandsgrader, vedlikehold og avvik mm.
• Aktiviteter – installasjoner, servicer, vedlikehold og feilrettinger.
• Avvikslogg – område/anlegg, status, prioritet og skade/kostnad på aktivitet.
• Utarbeide Leietakerperm med informasjon om bygget og husordensregler, driften og kontaktpersoner, leietakers plikter og ansvar, HMS og krav til internkontroll, felleskost mm.
• Etablere/reforhandle vedlikeholdsavtaler og administrere gjennomføringen av vedlikeholdet, inkl. kontroll av aktiviteter, kostnader og effekter (tilstandsgrader/funksjoner).
• Utarbeide års-, halvårs- og kvartalsrapporter for utført og planlagt vedlikeholdsarbeid.
• Arkivere all korrespondanse ifm. leietakere, leverandører og offentlige myndigheter vedrørende utførelse av vedlikeholdsarbeid samt definering av vedlikeholdsbehov.

‍

Vaxa har effektive, digitale systemer som besørger en trygg og forsvarlig arkivering av eiendommens og selskapets dokumentasjon og korrespondanse.

• Arkivering av selskapsdokumentasjon
• Arkivering av korrespondanse med leietakere
• Arkivering av korrespondanse med offentlig myndighet
• Arkivering av regnskapsdokumentasjon

‍