TJENESTER

Forvaltning

- FDVU-tjenester

Forvaltning eller administrasjon av en eiendom innebærer å sørge for at alt fungerer som det skal, både økonomisk og praktisk. Det dreier seg kort sagt om å håndtere den daglige driften på en måte som øker eiendommens verdi på sikt, i tråd med lover og regler. I tråd med våre andre tjenester er VAXA en komplett leverandør av rådgivning innen eiendom. Vår kunnskap og tilknytning til eiendomsfaget og dens interessenter gir et optimalt utgangspunkt for en proaktiv forvaltning.

 

Formål
Besørge optimal drift av eiendommen, koordinering av aktiviteter, HMS, vedlikehold, leietakertilfredshet, økonomi og kostnadsstyring

 

VAXA Property representerer sammen med søsterselskapet VAXA Økonomi en kompetent og effektiv forvaltningsløsning for sine kunder. VAXA Property leverer komplette forvaltningstjenester og VAXA Økonomi som autorisert regnskapsfører kompletterer forvaltningen. VAXA tilbyr også våre kunder via sitt driftsselskap VAXA Drift, administrasjon av felleskostnader. VAXA Drift blir dermed innkjøper av alle felleskostnader og forvalter felleskostnadsbudsjettet direkte mot leietakerne. 

 

For å øke kvaliteten på vår forvaltningstjeneste i forhold til markedet benytter vi Dalux som vårt FDV system. Vår forvaltningsfilosofi er å knytte alle interessenter og data i eiendommen sammen. Dette for å effektivisere en tidvis fragmentert informasjonsflyt og dra nytte av de ulikes kunnskap og informasjon. Som din partner gir vi deg en plattform som bidrar til bedret drift og strategiske beslutninger fattet på et helhetlig informasjonsgrunnlag.

Hovedområder

Forvaltning

Daglig ledelse av eiendommen, økonomistyring, løpende dialog med og rapportering til gårdeier for å oppnå vedkommendes strategi for eiendommen.

Drift

Koordinering av driftspersonell, vedlikehold av FDV dokumentasjon, oppfølging av internkontroll, driftsoptimalisering og leietakeradministrasjon.

Vedlikehold og utvikling

Vedlikeholdsplan, prosjektledelse, prosjekteringskoordinator, økonomistyring. For mer informasjon se tjenesten Prosjektledelse.

Forvaltningstjenester

  • Selskapsadministrasjon

    VAXA har god erfaring med selskapsadministrasjon / forretningsførsel av eiendomsselskaper, og vi besørger at selskapet overholder dets rapporteringsplikter mot det offentlige og øvrige formalia.

    • Representant for Forvalter skal opptre som Selskapets daglige leder og forestå alle de oppgaver som etter lov eller forskrift tillegges denne funksjonen

    • Rapportering til styret om selskapets utvikling

    • Forberedelse saker til styrebehandling

    • Oppdatering av informasjon til Foretaksregisteret og SSB

    • Sekretariattejenester for selskapets styre, herunder

      • Utarbeide utkast til styrets årsberetning

      • Utarbeide utkast til styreprotokoller

      • Utarbeide utkast til generalforsamlingsprotokoller

      • Ájourføre Selskapets vedtekter når besluttet av Selskapet

    • Besvarelse av henvendelser fra offentlig myndighet vedrørende selskapet

    • Deltakelse i styremøter og generalforsamlinger

  • Økonomisk forvaltning

    VAXA kan påta seg full økonomisk forvaltning av eiendomsselskapet og felleskostnader, herunder rapportering til styret, offentlig myndighet mm.

    • Fakturere felleskostnader
    • Forestå betaling av drifts- og vedlikeholdskostnader
    • Utarbeide budsjetter for Selskapet og Eiendommen, årsbudsjett og periodisk budsjett vedrørende FDVU
    • Utarbeide årlige likviditetsbudsjetter vedrørende FDVU
    • Innhente, fordele og avregne felleskostnader
    • Forestå leieregulering
    • Innhente tilbud fra ekstern revisor som kan utføre revisjon av Selskapets regnskaper i tråd med offentligrettslige krav

    • Løpende oppfølging av budsjetter og eventuelt justere á-konto felleskostnader gjennom året

    • Rapportere nøkkeltall

    • Oversende skatteberegninger vedrørende FDVU

    • Fremskaffe grunnlag for beregning av permanente og midlertidige forskjeller

    • Utarbeide rapporter for Selskapets økonomiske stilling i samsvar med avtalte rapporteringskrav / rapporteringspakke

    • Utarbeide Forvalters årsrapport til Styret

    • Løpende likviditetsoppfølging vedrørende FDVU

    • Gi offentlig myndighet innsyn ved behov

  • Økonomisk felleskostnadsforvaltning

    Felleskostnader faktureres leietakere direkte fra VAXA Drift AS, slik at eiendomsselskapet ikke har behov for å administrere regnskap og avregning av felleskostnader for eiendommen. VAXA Økonomi AS utfører regnskapsføring av felleskostnadsregnskap og prosjektregnskaper for FDVU tjenester fakturert av VAXA Drift AS til leietakere for felles- og leietakerkostnader, og gårdeierselskap for eierkostnader relatert til vedlikehold og utvikling.

    • Løpende ajourholdelse og avlegging kvartalsregnskap for internt bruk innen rimelig tid etter [kvartals]avslutning, herunder: Nøkkeltallrapportering, skatteberegninger, inkludert fremskaffelse av grunnlaget for beregningen av permanente og midlertidige forskjeller.

    • Løpende bokføre inngående fakturaer og innbetalinger/utbetalinger.

    • Utarbeider og innsende merverdiavgiftsoppgaver

    • Utarbeide prosjekt- og årsregnskap med noter med tilfredsstillende dokumentasjon i god tid innen Selskapets ordinære generalforsamling iht til lovfestede frister

    • Dialog med Eiendomselskapets revisor ifbm. revisjon av Eiendomselskapets årsregnskap, kun spørsmål vedrørende FDVU

    VAXA Property AS og søsterselskap VAXA Økonomi AS (autorisert regnskapsførerselskap) håndterer sammen oppgaver under økonomisk og administrativ forvaltning. I tillegg utfører VAXA Økonomi oppgaver påkrevd utført av autorisert regnskapsfører. For kunden betyr dette et tettere samarbeid mellom forvalter og regnskapsfører og effektiv kompetansedeling. Dette fører til god økonomisk styring og kontroll fra innkjøp til bokføring av faktura til betaling. VAXA benytter regnskapssystemet PowerOffice GO.

     

    VAXA Økonomi AS besørger følgende på vegne av VAXA Drift AS:

    • Kontroll med prosjektregnskaper for felleskostnadsforvaltning per enkelte oppdrag

    • Kontroll av hovedbok ifm. MVA-oppgjør.

    • MVA-oppgjør med løpende avstemming av offentlige avgifter.

    • Årsoppgjør inkl. likningspapirer (regnskap, balanse og noter).

    • Annen rapportering mot offentlig myndighet ved behov.

  • Administrativ forvaltning

    VAXA påtar seg å utføre alle nødvendige administrative oppgaver relatert til eiendomsdriften og kommunikasjon med leietakere og leverandører, samt dokumentasjon og administrasjon av FDV og HMS.

    • Besørge oppfølging av sikkerhetsstillelse / depositum fra leietakere

    • Bistå ved reforhandling av løpende leieforhold og utleie av ledige lokaler

    • Bistå ved overtakelsesbefaringer ved inn- og utflytning av lokaler

    • Kreve inn felleskostnader, herunder besørge nødvendige purringer og inkasso

    • Bistå ved utøvelse av leieopsjoner 

    • Besørge at kontraktsfestede frister overholdes

    • Løpende oppdatere leietakeroversikt

    • Bistå med løpende spørsmål fra leietakere tilknyttet drift og vedlikehold samt spørsmål i forbindelse med leiekontrakten og tilhørende bestemmelser, herunder følge opp at leietaker utfører sin vedlikeholdsplikt

    • Håndtere ordinære driftsrelaterte saker overfor plan og bygningsmyndigheter

    • Innhente og inngå tilfredsstillende forsikringsavtaler i tråd med Selskapets vedtak

    • Innhente leietakererklæringer for merverdiavgift 

    • Bistå med avvikling av leieforhold

    • I nødvendig utstrekning bistå med fremskaffelse av dokumentasjon og informasjon til Selskapet ved salg av Eiendommen eller Selskapet, herunder i tilknytning til due diligence prosesser

    • Utarbeide års-, halvårs- og kvartalsrapporter for selskapets økonomiske stilling, herunder regnskap og balanse, finans, budsjetter og likviditet.

    • Opprette og drifte egen leietakerportal/servicedesk og FDV-system for eiendommen som gir effektiv og god kommunikasjon med leietakerne vedrørende tekniske- og driftsrelaterte spørsmål, samt digitalt gjøre tilgjengelig informasjon om eiendommen, kontaktinformasjon, husordensregler, internkontroller, leietakers plikter og ansvar, informasjon om brannvern, FDV og øvrig HMS.

  • Teknisk forvaltning

    VAXA påtar seg å planlegge, etablere og følge opp den tekniske driften av eiendommen. Våre medarbeidere har og samarbeidspartnere har lang erfaring med forvaltning av arbeid knyttet til brannvern og øvrig HMS. Vi besørger etablering, gjennomføring og rapportering på samtlige områder.

    • Besørge tilsyn av bygg og tekniske anlegg, herunder besørge at Eiendommen er iht forskriftskrav, inkludert krav til egenkontroll, gjennomgang av rapporter, dokumentering av aktiviteter, avvikshåndtering, mv.

    • Kontrollere at egen- og internkontroller utføres i iht. forskriftskrav

    • Utarbeide/innhente FDV dokumentasjon

    • Oppbevare FDV dokumentasjon

    • Besørge at offentligrettslige pålegg til enhver tid er fulgt, herunder krav til HMS

    • Besørge at det foreligger nødvendige service- og driftsavtaler for iht. eiendommens behov

    • Besørge normalt vedlikehold i tråd med lovgivning og leiekontrakter

    • Innhente pristilbud på normale vedlikeholdsarbeider inkludert felleskostnadselementer som grunnlag for budsjettering og utførelse av vedlikeholdsarbeidene

    • Foreta utrykning ved plutselige og uforutsette hendelser / driftsuhell som krever umiddelbar håndtering

    • Utarbeide årlig drifts- og vedlikeholdsplan, samt vedlikeholdsplan for neste 2-5 år

    • Utarbeide årlig forenklet teknisk tilstandsrapport for bygg og tekniske anlegg

    • Løpende tilsyn av bygg og tekniske anlegg

    • Besørge at reparasjoner for bygg og tekniske anlegg utføres fortløpende / avvikshåndtering

    • Energioppfølging med fokus på energioptimalisering og -effektivisering, samt bistand i gjennomføring av energibesparende tiltak.

    • Løpende orientere oppdragsgiver om vesentlige driftsforhold. Rapportere på:

      • Avtaler på drift, service og vedlikehold – arbeidsområder, budsjett vs. kost., varighet.

      • Internkontroller – utført og planlagt, per kategori.

      • Tekniske anlegg – tilstandsgrader, vedlikehold og avvik mm.

      • Aktiviteter – installasjoner, servicer, vedlikehold og feilrettinger.

      • Avvikslogg – område/anlegg, status, prioritet og skade/kostnad på aktivitet.

      • Utarbeide Leietakerperm med informasjon om bygget og husordensregler, driften og kontaktpersoner, leietakers plikter og ansvar, HMS og krav til internkontroll, felleskost mm.

      • Etablere/reforhandle vedlikeholdsavtaler og administrere gjennomføringen av vedlikeholdet, inkl. kontroll av aktiviteter, kostnader og effekter (tilstandsgrader/funksjoner).

      • Utarbeide års-, halvårs- og kvartalsrapporter for utført og planlagt vedlikeholdsarbeid.

      • Arkivere all korrespondanse ifm. leietakere, leverandører og offentlige myndigheter vedrørende utførelse av vedlikeholdsarbeid samt definering av vedlikeholdsbehov.

  • Arkivtjenester

    VAXA har effektive, digitale systemer som besørger en trygg og forsvarlig arkivering av eiendommens og selskapets dokumentasjon og korrespondanse.

    • Arkivering av selskapsdokumentasjon
    • Arkivering av korrespondanse med leietakere
    • Arkivering av korrespondanse med offentlig myndighet
    • Arkivering av regnskapsdokumentasjon

Resultat og leveranse

Felles for vår forvaltningstjeneste er fokuset på kunden og leietakerne.

 

Vår leveranse skal kunne måles ved:

  • Fornøyde brukere av bygget
  • Høy kvalitet og standard
  • Lønnsomhet
  • HMS
  • Lovmessige krav

Som del av vår vugge-til-grav strategi er vi med deg fra due diligence, løpende forvaltning og bistår underveis med utvikling av eiendommen. Dette utfordrer oss til å tenke helhetlig og langsiktig.